Janine Brettin leitet den Studierendenservice an der HTW Berlin. Die Abteilung ist für alle Prozesse rund um die Studienorganisation zuständig: von der Bewerbung, Studienplatzvergabe und Immatrikulation über alle organisatorischen Aspekte des Studiums, Prüfungen, Abschlussarbeit bis zur Exmatrikulation. Auch der Hochschulsport und die Rechtsstelle gehören zum Studierendenservice, der gleichsam der Maschinenraum der HTW Berlin darstellt.

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Kurzinterview

Studierendenservice bedeutet ja auch viel Kontakt zwischen den Studierenden und den Mitarbeiter_innen. Wie lief und läuft das Arbeiten an den wichtigen Aufgaben der Abteilung Studierendenservice unter Pandemiebedingungen?
Es ist natürlich schade, dass die kurzen Wege und persönlichen Gespräche nicht möglich waren – zumindest nicht analog. Was wir gemacht haben, ist die Erreichbarkeit per Email und Telefon auszuweiten. Das hat natürlich gerade zu Beginn des Sommersemesters sehr zugenommen. Die Telefondrähte liefen heiß. Das ist natürlich etwas Anderes, als nach der Vorlesung schnell vorbeizuschauen, aber wir haben wirklich alles getan, um gut erreichbar zu bleiben. Uns war klar, dass es eine schwierige Umstellung für die Studierenden war. Das ging uns ja ganz genauso und ich fand es auch sehr interessant zu vermitteln, dass wir eigentlich alle im selben Boot gesessen haben und z.T. immer noch sitzen, z.B. was die Doppelbelastung, schnelle Erreichbarkeit von Kolleg*innen und das Arbeiten von zu Hause angeht. Da mussten wir neue Wege finden.

Und wie habt ihr diese neuen Wege der Zusammenarbeit gefunden? Ich denke da zum Beispiel an das Thema "Papierloses Arbeiten im Homeoffice".
Die Papiere waren ja nicht plötzlich weg. Anfangs sind einzelne Kolleg_innen noch einmal in die Büros gegangen und haben die wichtigsten Unterlagen eingescannt, um sie digital bearbeiten zu können. Als klar war, dass es länger dauern würde, sind wir dazu übergegangen an die Studierenden zu kommunizieren, uns ihre Unterlagen digital zu schicken als Scan oder Foto. Es wurden dann auch Beschlüsse gefasst, dass wir in bestimmten Fällen Formerfordernisse für dieses Semester und vermutlich auch für das kommende aussetzen können. So konnten wir Prozesse ins digitale Zeitalter holen, was mich persönlich auch sehr freut. Ich finde es für die Studierenden sehr gut, dass sie die Kommunikationsform nutzen können, die sie gewohnt sind. Ich glaube, dass dieses Papierverschicken nicht mehr zeitgemäß ist für die Studierenden und da war die plötzliche Digitalisierung von Vorteil.

Ein wichtiges Angebot deiner Abteilung ist ja das Studierendenservicecenter, wo Studierende einfach vorbeikommen und ihre Fragen und Anliegen anbringen können. Wie habt ihr dieses Unterstützungsangebot für die Studierenden im Corona-Semester realisiert?
Die Kolleginnen des Studierendenservicecenters waren per Telefon erreichbar. Wir haben auch Rückrufe angeboten. Das ist natürlich nicht dasselbe. Wir haben außerdem FAQs auf den Webseiten sowie eine Emailhotline eingerichtet. Wir haben geguckt, wie schaffen wir es für die Studierenden trotzdem erreichbar zu bleiben. Leider war der persönliche Austausch vor Ort nicht möglich. Das finde ich auch sehr schade und das ist etwas, das wir alle vermisst haben.

Kannst du uns einen Ausblick auf das Wintersemester geben? Wie wird sich der Studierendenservice im Wintersemester gestalten?
Wir werden auch in einen hybriden Modus übergehen, d.h. geteiltes Arbeiten im Homeoffice und in Präsenz. So können wir für die Studierenden mehr vor Ort präsent sein, als im Sommersemester möglich war. Wir werden das Studierendenservicecenter an zwei Tagen in der Woche öffnen, sodass die Studierenden wieder nach der Lehrveranstaltung direkt zu uns kommen können und dann eine konkrete Ansprechperson vor Ort antreffen. Persönliche Sprechzeiten in der Sachbearbeitung sind leider vorerst noch nicht möglich. Ich bin gespannt, wie das Servicecenter angenommen wird. Ich finde es einen wichtigen und schönen Schritt für die Studierenden, dass wir uns wieder vor Ort treffen können.