Jana Dohrmann

Jana Dohrmann: Ich war in der Verwaltung des FB 1 tätig, wollte mich aber neu orientieren. Über den Vorschlag der Personalabteilung, das Management der Drittmittel zu übernehmen, habe ich mich deshalb sehr gefreut. Fachlich passte das gut zu meinem BWL-Fernstudium an der HTW Berlin. Erst wurde ich Mitarbeiterin in der Abteilung, im Zuge ihrer Umstrukturierung übernahm ich kommissarisch die Teamleitung und mit dem Bachelor-Abschluss dann ganz offiziell. Für meine Bachelorarbeit habe ich übrigens die Prozesse rund um die Verwaltung der Drittmittel an der Hochschule untersucht und eine Ist-Analyse sowie ein Sollkonzept erarbeitet. Einige Ideen konnte ich später auch umsetzen. Doch die Optimierung von Prozessen ist ja nie abgeschlossen. Da muss man dranbleiben.

Wir haben beispielsweise einen Wiki-Bereich angelegt, in dem sich Projektleiter*innen darüber informieren können, wieviel Geld ihnen noch zur Verfügung steht. Diese Budget-Übersichten aktualisieren wir monatlich, und zwar für alle Projekte, die laufen. Das sind ungefähr 250. Vorher gab es das nicht, aber man muss fairerweise sagen, dass die Abteilung früher personell unterbesetzt war und ihre Bedeutung nicht so richtig wahrgenommen wurde. Das hat sich glücklicherweise geändert.

Ein anderes Beispiel: Heutzutage betreuen alle Mitarbeiter*innen alle Drittmittelgebertypen, früher waren sie individuell zugeordnet. Die neue Regelung hat den Vorteil, dass bei Urlaub oder Krankheit keine Lücken entstehen, sondern die Prozesse kontinuierlich weiterlaufen. Das funktioniert sehr gut. Glücklicherweise gibt es in meinem Team eine gute Mischung aus Mitarbeiter*innen, die schon lange an der Hochschule sind und viel Erfahrungswissen haben, sowie Personen, die neue Impulse setzen. Wir ergänzen uns gegenseitig und passen auch menschlich sehr gut zusammen.

Fördermittelbescheide gehen bei unserem Kooperationszentrum Wissenschaft-Praxis ein, weil das Team auch inhaltlich an der Antragstellung beteiligt ist. Danach kommen die Bescheide zu mir. Mein erster Arbeitsschritt ist die Zuteilung einer Kostenstelle, über die alle Ausgaben abgerechnet werden. Ich lese mich in das jeweilige Projekt ein und treffe danach die Entscheidung, welches Teammitglied die Betreuung übernimmt. Das hängt immer davon ab, wer gerade wieviel um die Ohren hat und welche Erfahrungen mit dem jeweiligen Drittmittelgebertypen bereits gesammelt werden konnten. Einige Projekte übernehme ich auch selbst. Das macht Spaß, denn ich arbeite gerne mit Zahlen. Anschließend informiere ich die Projektleitung u.a. über die Kostenstelle und Betreuer*in der Drittmittelverwaltung. Danach kann es dann mit der inhaltlichen und administrativen Arbeit richtig losgehen.

Oh, nein. Drittmittel werden nicht einfach überwiesen und man darf das Geld mit vollen Händen ausgeben. Die Mittel werden zwar schriftlich zugesagt, müssen aber beim jeweiligen Mittelgeber von uns abgerufen werden. Wir machen das mehrfach im Jahr. Dabei sind wir auch für auch für Personal- u. Sachausgaben zuständig, ohne unsere Freigabe darf z.B. keine Einstellung erfolgen oder eine Sachausgabe getätigt werden. Das ist sehr komplex und wir stehen mit den meisten Organisationseinheiten der Hochschule im engen Austausch.

Grundsätzlich müssen wir immer im Blick behalten, welche Ausgaben abrechnungsfähig sind und welche nicht. Schlussendlich muss alles auf den Cent genau stimmen. Die Drittmittelgeber erwarten von uns auch Zwischen- u. Verwendungsnachweise und setzen dafür Fristen. Mit der finanziellen Verwaltung eines Drittmittelprojekts hat man also fortlaufend zu tun. Man kann nicht an einem Tag einen Stapel von Rechnungen abarbeiten und ein Häkchen machen. Bei etwa 250 Projekten, die im Schnitt zwei bis drei Jahre dauern, ist da viel zu tun.

Wir nutzen die verschiedenen Portale der Drittmittelgeber. Die Freigabe der Budgets läuft über unsere Finanzmanagement-Software MACH. Die Übersichten für die Projektbudgets erstellen wir tatsächlich immer noch in Excel. Leider haben wir bis heute keine vernünftige Drittmittel-Management-Software gefunden. Die Spanne der Gelder pro Projekt reicht von 20.000 Euro bis sechs Millionen Euro. Übrigens gehen hohe Summen nicht zwangsläufig mit hohem Aufwand einher und kleine Budgets nicht immer mit wenig Aufwand. Es ist sehr unterschiedlich, da lassen sich interessanterweise keine pauschalen Aussagen treffen. Ach ja: Für die Projekte legen wir außerdem digitale Akten an.

Ich habe lange überlegt, wie ich diese Frage beantworten kann und möchte einfach ehrlich zu sein. Unendlich gern würde ich (mindestens) eine Tasse Tee mit meiner Mama trinken. Sie ist vor fast 15 Jahren leider verstorben und auch nach dieser langen Zeit noch immer mein täglicher Ansporn, auch an schwierigen Tagen, Durchhaltevermögen zu beweisen und stets den Mut nicht zu verlieren.

Diversität bedeutet für mich, jeden Menschen in seiner Vielseitigkeit anzunehmen – ganz unabhängig von Alter, Geschlecht, Zugehörigkeit, Glauben und Herkunft. Letztendlich sind wir alle Menschen mit Gefühlen, jeder hat seine Stärken und Schwächen. Wir sollten uns wertschätzen und respektvoll miteinander umgehen. Im Arbeitsleben können wir meiner Meinung nach von den Gemeinsamkeiten, aber auch der Verschiedenheit profitieren. Dabei sollten wir die Entfaltung persönlicher und beruflicher Potentiale stets berücksichtigen und fördern.