Zu welchen Themen haben Professor*innen der HTW Berlin publiziert? In welchen Bereichen forschen sie? Wer ist verantwortlich für welches Drittmittelprojekt und hat welches wissenschaftliche Profil? All das lässt sich mit dem Online-Forschungskatalog über das Forschungsinformationssystem my.HTW abfragen. Im Juli 2022 haben das Kooperationszentrum Wissenschaft-Praxis (KONTAKT) und das Hochschulrechenzentrum (HRZ) das System einem Relaunch unterzogen. Was my.HTW nunmehr kann, warum die Überarbeitung nötig war und worin die Herausforderung bestand, darüber berichten Dr. Lena Simon (Leitung KONTAKT), Sabine Middendorf (Wissens- und Technologietransfer) sowie die Softwareentwicklerin Ramona Görner (HRZ) im Interview.

Dr. Lena Simon: Unsere Wissenschaftler*innen können mit my.HTW Berlin ihre Forschungsaktivitäten dokumentieren und sie auf ihren Personenseiten anzeigen lassen, verfügen also auf unserer Webseite über ein wissenschaftliches Profil. Das ist bis heute nicht an allen Hochschulen üblich. Für uns als Kooperationszentrum Wissenschaft-Praxis ist my.HTW gleichzeitig das Instrument, mit dem wir Forschungsleistungen systematisch erfassen, nicht zuletzt für statistische Zwecke und für Datenabfragen für bspw. Hochschulrankings und die Evaluation unserer Forschungsschwerpunkte.  
Sabine Middendorf: my.HTW ist außerdem ein gutes Tool für das Forschungsmarketing. Ich kann Kooperationsanfragen wahlweise selbst beantworten oder aber Interessierten die Möglichkeit geben, eigenständig nach Projekten und Expertisen zu recherchieren.

Ramona Görner: Jede Software kommt irgendwann in die Jahre und muss abgelöst werden. Sicherheitslücken tauchen auf, die Anforderungen der Nutzer*innen ändern sich und die technischen Rahmenbedingungen auch. Beim Relaunch haben wir my.HTW unter anderem in das zentrale Account-Portal der Hochschule integriert, wodurch es für alle leichter zugänglich ist und vom HRZ besser gewartet werden kann.
Lena Simon: Seit Bestehen von my.HTW – bei seiner Einführung im Jahr 2008 galt es als echte Pionierleistung – war zwar noch hie und da Hand angelegt, aber Vieles nicht mehr verändert worden. Manches war nicht mehr logisch, anderes unsystematisch, die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit größer geworden etc. Wir wussten das nur zu gut; parallel haben wir in den letzten Jahren Wünsche der User gesammelt, um sie irgendwann endlich erfüllen zu können.

Lena Simon: Eine Menge. Das neue my.HTW bildet das Forschungsgeschehen an der HTW Berlin umfassender, strukturierter und vollständiger ab. Dabei orientierten wir uns am „Kerndatensatz Forschung“, der Empfehlung des Wissenschaftsrats für die Erfassung von Forschungsleistungen. my.HTW ist viel benutzerfreundlicher geworden. Die Anmeldung von Drittmitteln läuft beispielsweise komplett elektronisch; früher waren noch PDF-Dateien im Umlauf, die unterschrieben werden mussten. Wir haben die Publikationen neu kategorisiert und sie können nun importiert und exportiert werden. Patente und Publikationen lassen sich mehreren Erfinder*innen bzw. Autor*innen zuordnen und es kann nach Autorschaft und Herausgeberschaft differenziert werden. Das ist für die Reputation der Forscher*innen und eine doublettenfreie Statistik gleichermaßen wichtig.  
Sabine Middendorf: Wir haben außerdem neue Kategorien etabliert – Patente, Preise und Auszeichnungen, betreute Promotionen und Mitgliedschaften. Die Rubriken füllen sich bereits mit Daten, das kann ich täglich beobachten. Da bestand ein Bedarf bei unseren Wissenschaftler*innen. Diese Ergänzungen sind auch sinnvoll, schließlich werden die Berichtspflichten seitens der Hochschulen immer ausführlicher.

Ramona Görner: Wir haben von Anfang an auf my.HTW aufgesetzt und diese Software weiterentwickelt, gemeinsam mit einem externen IT-Dienstleister. Mein Kollege Lars Görisch kümmerte sich speziell um die Schnittstelle zum Web. Insgesamt waren 25.000 Datensätze vom alten System in das neue System zu migrieren.
Lena Simon: Es gab natürlich Skripte für die Automatisierung dieser Migration, aber es blieb noch genug zu tun. Bei neuen Kategorien, Fachgebieten, der Verteilung von Autorschaften etc. musste das ganze Team von KONTAKT ran, jeder und jede mit seiner und ihrer Expertise. Man hätte statt einer Inhouse-Software auch ein kommerzielles System einführen können, ich habe darüber mit vielen Kolleg*innen an anderen Hochschule gesprochen. Aber auch Standard-Software muss auf die jeweilige Hochschule runtergebrochen werden. In nicht wenigen Fällen handelt es sich lediglich um Publikationsdatenbanken oder es gibt Probleme mit den Schnittstellen zum Web, die für die Forscher*innen wiederum wichtig sind. Ich bin deshalb froh, dass wir jetzt über ein modernes individuelles System verfügen, das auch in Zukunft weiterentwickelt werden kann.
Sabine Middendorf: Es war wirklich ein sehr konstruktiver Dialog, bei dem alle an einem Strang gezogen haben. Selbst das Lachen haben wir in sehr stressigen Momenten – von denen es viele gab - nicht aufgegeben. Das finde ich immer sehr wichtig.

Lena Simon: Dringender Handlungsbedarf besteht nicht. Wir empfehlen aber allen, die eigenen Datensätze durchzusehen und zu prüfen, ob die neue Darstellung den eigenen Vorstellungen entspricht. Manche hatten sich nämlich in das alte my.HTW so eingefuchst, dass sie dessen Schwächen bei der Dateneingabe klug zu umgehen wussten. Da wird sicher nicht mehr alles passen. Außerdem wollen die neuen Kategorien ja befüllt werden!

Ramona Görner: Klar, dies oder jenes, aber glücklicherweise keine spielentscheidenden Dinge. Immerhin haben etwa zehn Wissenschaftler*innen das System vor dem Relaunch persönlich getestet. Doch bis Ende des Jahres sind wir sicher noch mit den Nacharbeiten beschäftigt.
Sabine Middendorf: Darf ich aus einer Mail zitieren? Eine Professorin schrieb mir: „Da haben Sie aber wirklich eine großes Stück Arbeit bewältigt!“ Und sie gab auch einen konstruktiven Hinweis, was noch zu ändern ist. Dafür ist der Sommer ein guter Zeitpunkt, denn wir können die Rückmeldungen nacheinander erledigen. Bei der nächsten Forschungsabfrage Mitte Dezember 2022 werden wir sicher schon die Früchte ernten.
Lena Simon: Tatsächlich sind wir froh, dass alles gut über die Bühne gegangen ist. Selbst wenn man Wochen und Monate plant, alles gut vorbereitet und in einer Test-Umgebung durchspielt, 100 Publikationen probeweise eingibt und die Resultate begutachtet, also maximale Sorgfalt walten lässt, weiß man eben immer erst nach dem Knopfdruck, also wenn die Daten an die Original-Schnittstelle gehen, was wirklich passiert.