Das Referat Digitale Transformation in der Berliner Senatsverwaltung für Finanzen hat es schon geschafft: Dort teilen sich 25 Leute zehn feste PC-Arbeitsplätze – und das, obwohl sich die Büros in einem denkmalgeschützten Gebäude befinden und nicht in einem maßgeschneiderten Neubau. „Das Team hat New Work an einen Old Place gebracht – das ist innovativ und nachhaltig zugleich“, formuliert es Prof. Dr. Katja Ninnemann. Für Veränderungsprozesse wie diesen hat die Expertin für Digitalisierung und Workspace Management im Fachbereich 2 der HTW Berlin eine Toolbox entwickelt, gemeinsam mit Prof. Dr. Tobias Ringeisen von der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, weiteren Projektpartnern und mit finanzieller Unterstützung des Instituts für angewandte Forschung (IFAF) Berlin. „Die Zusammenarbeit über das Toolkit war ein Glücksgriff für uns“, sagen Katja Klepp, Tobias Kohl und Kathrin Scharenberg. Das Trio steht an der Spitze des behördenübergreifenden Projekts TOM@NewWorkBerlin. Es treibt die in den nächsten Jahren anstehende Transformation der Berliner Verwaltung voran. Keine kleine Herausforderung, blickt man auf die Vorgabe seitens der Politik: Bis Ende 2026 sollen aus Kostengründen alle extern angemieteten Bürogebäude aufgegeben werden. 

Wer das Referat Digitale Transformation am Old Place in der Klosterstraße 59 besucht, kann sich einen ersten Eindruck von New Work verschaffen. Katja Klepp öffnet das Büro mit einem Transponder, der auch zu anderen Türen passt. Gleich rechts im Raum hängt die Tafel mit der tagesaktuellen Übersicht, welche*r Kolleg*in sich wo aufhält: im Büro oder im Homeoffice, im Meeting oder auf einem Außentermin, auf Weiterbildung oder im Urlaub. Ebenfalls an der Tafel: Magnetschilder mit Namen und Stellenzeichen, sodass man seine Anwesenheit mit einem Handgriff an der Bürotür kenntlich machen kann. Um die Ecke stehen Schließfächer für persönliche Utensilien, dazu schicke Filztaschen, in denen sich der Laptop und weitere Utensilien zum gewählten Arbeitsplatz transportieren lassen. Dieser Platz wird von Tag zu Tag in einer App gebucht, je nach individueller Agenda. Wer am Vormittag einen externen Termin wahrnimmt und danach noch in die Kantine geht, bucht den PC-Arbeitsplatz im Büro eben erst nach der Mittagspause und stellt ihn am Vormittag anderen zur Verfügung. 

Schreibtisch und PC-Tastatur werden nach Benutzung grundsätzlich gereinigt. Das ist eine der Spielregeln, auf die sich das Team verständigt hat. „Eine Clean Desk Policy ist total wichtig“, sagt Tobias Kohl, Referent im Bereich Digitalstrategie und Vertreter der Senatskanzlei im Projekt. „Unappetitliche Kaffeespuren auf Tischen können selbst gut eingespielte Teams zum Platzen bringen“, hat er die Erfahrung gemacht. Es gibt weitere Spielregeln wie die, dass ein gebuchter Arbeitsplatz freigegeben wird, wenn man ihn wider Erwarten nicht besetzt. „Es herrscht keine Handtuchmentalität“, lächelt Kathrin Scharenberg. die das Projekt TOM@NewWorkBerlin begleitet. Das Akronym TOM steht für Technik, Organisation, Mensch. Es bildet seit September 2024 quasi die Klammer, mit der die Transformationsprozesse in den verschiedenen Behörden des Landes zusammengehalten werden. Das Team sammelt Best-Practice-Beispiele, berät und es organisiert unterschiedliche Workshops, um die Behörden im Land Berlin bestmöglich bei der Umsetzung hin zu New Work zu unterstützen.

Hybrides Arbeiten lautet die Herausforderung, vor der (nicht nur) die Berliner Behörden stehen. Wie organisiert und gestaltet man Rahmenbedingungen und Prozesse, wenn die Beschäftigten orts- und zeitflexibel arbeiten, also heute im Homeoffice, morgen im Büro, die eine in Vollzeit, der andere in Teilzeit, von komplexeren Strukturen ganz zu schweigen? Die von Prof. Dr. Ninnemann & Co konzipierte TOOLBOX hilft, Antworten auf diese Frage zu finden. „Wir haben sie auf der Basis von Forschungserkenntnissen entwickelt, um Teams, die keine Expertise in den Bereichen Workplace- und Veränderungs-Management haben, sprechfähig zu machen“, erklärt die Wissenschaftlerin. Denn die wenigsten Organisationen können ihren Beschäftigten permanent externe oder interne Expert*innen zur Verfügung stellen, um eine Transformation auf den Weg zu bringen und/oder zu begleiten. 

Mit der TOOLBOX sind Teams in der Lage, die Dinge selbst in die Hand nehmen. Es gilt, zunächst Aufgaben und Regeln bei hybriden Arbeitsmodellen gemeinsam im Team zu analysieren, dann dazu passende Arbeitsumgebungen im Büro zu identifizieren und sich als Team darüber zu verständigen. „Wir haben automatisierte Excel-Auswertungen zum Ausfüllen sowie einen GUIDE mit zahlreichen Illustrationen erarbeitet, damit sich die Beteiligten ihre Teammerkmale und ausgewählte Arbeitsumgebungen bildlich vorstellen können“, beschreibt Prof. Dr. Ninnemann das Kit. Interessierte können es von der Webseite herunterladen; alle Dateien lassen sich digital nutzen bzw. ausdrucken und stehen in Deutsch und Englisch zur Verfügung.  

Für das Projekt TOM@NewWorkBerlin war die TOOLBOX „eine Steilvorlage, mit der wir gleich ein passendes Konzept für unseren Anforderungs-Workshop hatten“, erinnert sich Katja Klepp. Vor allem seine wissenschaftliche Fundierung sei ein großer Pluspunkt gewesen. Ohne sie hätte das TOM-Team nicht so viel Überzeugungskraft entfalten können. „Wir haben richtig Honig daraus gesaugt“, bestätigt Tobias Kohl. Man griff Bausteine und Ideen auf und entwickelte sie für eigene Workshops weiter. „Arbeitsumgebungen für Teams mit Bürgerkontakt haben wir beispielsweise ergänzt“, erläutert Kathrin Scharenberg. 

Über 400 Beschäftigte von Berliner Behörden (Stand: Januar 2026) haben die Workshops schon absolviert. Sie nutzten die Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten, ihr Tagesgeschäft zu analysieren und sich mit den Konzepten von hybridem Arbeiten vertraut zu machen. „Für manche ist das ein gewaltiger Change-Prozess“, hat Katja Klepp Verständnis. Für Führungskräfte, die mehr Vertrauen in ihre Mitarbeiter*innen haben müssen, weil sie die nicht täglich zu Gesicht kriegen. Oder für langjährig Beschäftigte, die nach 30 Jahren im eigenen Büro plötzlich von Schreibtisch zu Schreibtisch wechseln und auch noch Vorschriften bekommen, wie dieser abends zu hinterlassen ist. „Das größte Kompliment“, erzählt Tobias Kohl, sei von einem Kollegen gekommen, der das Desksharing für sich selbst immer kategorisch ausgeschlossen hatte. „Nach dem Workshop sagte er zu uns, dass er das gerne ausprobieren möchte.“ 

Rund 130.000 Beschäftigte gibt es in Berliner Landesbehörden, Bezirken und nachgeordneten Ämtern. Für viele kommt hybrides Arbeiten gar nicht in Frage. Gärten müssen real gepflegt, Feuer in Echtzeit gelöscht, Parkräume vor Ort überwacht werden, um Beispiele zu nennen. Doch aus etwa 85.000 Computer-Arbeitsplätzen könnten mittelfristig 60.000 mobile Berlin-PC`s werden, kalkuliert Tobias Kohl. Technische Voraussetzung sei allerdings auch ein starkes und überall verfügbares WLan, von dem viele Berliner Behörden derzeit nur träumen können.  Immerhin habe man sich auf den Weg gemacht... Auch Katja Klepp ist froh darüber. Sie ist fest davon überzeugt, dass große Veränderungen nötig sind, damit das Land Berlin ein attraktiver Arbeitgeber bleibt und auch in Zukunft qualifiziertes Personal gewinnen kann. Da müsse man sich in Zeiten des akuten Fachkräftemangels schon anstrengen!

Prof. Dr. Ninnemann hätte die Nutzung „ihrer“ TOOLBOX und die weitere Entwicklung des Projekts TOM@NewWorkBerlin gerne wissenschaftlich ausgewertet. „Im Zuge der Sparmaßnahmen im Land Berlin gibt es dazu leider keine Anschlussfinanzierung mehr über das IFAF-Fördermittelprogramm“, bedauert sie. Immerhin kann die Hochschullehrerin das Trio, dessen Engagement sie sehr schätzen gelernt hat, mit ihren Masterstudierenden unterstützen. Die tüfteln derzeit im Modul „Workspace Management II“ an Ideen für moderne Arbeitsumgebungen in denkmalgeschützten Dienstgebäuden, wie sie in Berlin weit verbreitet sind, ohne dass ein Hammer angesetzt oder in größere bauliche Maßnahmen investiert wird. In der Klosterstraße sind sie schon gespannt auf die Präsentation der 30 Projektarbeiten am Ende des Wintersemesters.