Die Pandemie hat auch die Personalabteilung der HTW Berlin vor große Herausforderungen gestellt. Welche Erfahrungen haben die Personaler_innen gemacht? Was lief gut, was lief schlecht. Und welche Schlüsse lassen sich für das Arbeiten in der Zukunft ziehen? Antworten auf diese Fragen gibt Sylke Kluck. Sie leitet die Abteilung seit 2018.

 Sylke Kluck: Nicht wirklich, denn da musste ich schon funktionieren. Der Kanzler hatte bereits vorab mit uns Abteilungsleiter_innen besprochen, welche Geschäftsprozesse unbedingt aufrecht zu erhalten sind: die Bezahlung von Gehältern und Rechnungen, die Einstellung von neuen Mitarbeiter_innen und die Weiterführung von Bauarbeiten. Und wir hatten schon genau überlegt, in welcher Form wir die Daten an unsere Partner übergeben, also an Banken und das Landesverwaltungsamt. Schließlich sind wir auch abhängig von deren Kooperation.

Ich bin froh, dass wir das Kerngeschäft tatsächlich aufrechterhalten konnten, und deshalb stolz auf mein Team. Alle bekamen ihr Gehalt, wir haben trotz Notbetrieb sämtliche Bewerbungsverfahren zu Ende gebracht und neue begonnen – das war nicht zuletzt für Forschungsprojekte wichtig - und im Vergleich zum Vorjahr sogar mehr Leute eingestellt.

Bewerbungsverfahren fanden ab April im virtuellen Raum statt. Das lief überraschend gut. Gewiss, der Händedruck fehlte und der persönliche Eindruck im Raum, auch technische Probleme gab es. Doch die wurden kreativ überbrückt, manchmal gestaltete sich die Sache sogar lustig. Ich erinnere mich noch, dass es bei einer Teilnehmerin an der Haustür klingelte und sie öffnen musste. Alle Bewerber_innen waren einfach froh, dass wir ihnen die Möglichkeit der virtuellen Vorstellung gaben. Nach meinem Dafürhalten waren sie online sogar entspannter.

Wir absolvierten trotz Pandemie 118 individuelle Weiterbildungen, diverse Teamtage und Coachings. Nur zehn unserer 50 Inhouse-Seminare mussten verschoben werden, die anderen konnten wir in den virtuellen Raum verlegen oder in Präsenz durchführen, unter Wahrung der Abstandsregeln.

Erwähnen will ich auch, dass wir eine gute Regelung für das Leistungsentgelt 2020 gefunden haben. In Absprache mit der Hochschulleitung bekommen alle Beschäftigten für dieses Jahr die volle Punktzahl, eine Anerkennung für die pandemiebedingten Herausforderungen.

Wir sind durch Corona digitaler geworden und flexibler, horten nicht mehr soviel Papier, haben ein paar alte Zöpfe abgeschnitten. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen müssen nicht mehr im Original eingereicht werden, es reicht ein Scan per Mail. Urlaubsanträge einzureichen ist unkomplizierter geworden. Für die Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags muss man nicht mehr persönlich erscheinen, sondern bekommt ihn per Post. Solche Dinge.

Bei alledem waren der Personalrat und das Hochschulrechenzentrum wirklich tolle Partner, das möchte ich unbedingt erwähnen. Gabriela Reuß als PR-Vorsitzende und ich hatten immer einen engen Austausch. Die Ansprechbarkeit der Kolleg_innen im HRZ war unglaublich wichtig und hilfreich.

Schwierig war, dass die Kontaktsperre auch für die Kinderbetreuung galt und wir den Beschäftigten wenig anbieten konnten. Doch wir haben unser Bestes getan, um für alle Anfragen und Probleme passende Lösungen zu finden, auch wenn das manchmal sehr schwer war. Als Kinderbetreuung wieder möglich wurde, haben wir großzügig Bestätigungen der Präsenzarbeitszeiten für die Kita-Betreuungen ausgereicht. Doch ein erneuter Lockdown würde mir wirklich große Sorge bereiten, denn die Doppelbelastung war groß. Ich sage das als Mutter aus eigener Erfahrung. 

Unzufrieden bin ich mit unserer internen Kommunikation. Am Anfang haben wir zu viele Mails geschrieben, und sie kamen auch noch von unterschiedlichen Absender_innen. Später stimmte das Timing, aber für manche Themen haben wir leider (noch) keine überzeugende  Kommunikationsform gefunden.

Definitiv. Das Homeoffice wird beispielsweise nie mehr verschwinden. Ich kann den Verhandlungen mit dem Personalrat nicht vorgreifen, doch ich persönlich halte eine 50:50-Regelung für machbar. Grundsätzlich müssen wir jetzt überlegen, welche Erfahrungen wir in die Zukunft transformieren können. Während der Pandemie liefen wir ja quasi wie im Hamsterrad, eine Verordnung jagte die nächste. Wir haben damit auch schon begonnen.

Ich glaube, dass wir auf Dauer nicht in Einzelbüros arbeiten, sondern in größeren Räumen, und uns projekt- und themenbezogen zum fachlichen Austausch treffen. Wir werden uns agilen Arbeitsweisen annähern und dafür die passenden Voraussetzungen benötigen, also anders eingerichtete Räume und passende Technik. Denn ich bin fest davon überzeugt, dass Arbeitsweisen auch durch das räumliche Umfeld geprägt werden. Die Rolle einer Führungskraft wird sich verändern. Sie wird stärker Ziele vorgeben, während die Mitarbeiter_innen selbst den Weg dorthin selbst gestalten. Das erlaubt eigenständigere Arbeit und gibt allen Beteiligten mehr Verantwortung. Irgendwann werden wir womöglich gar keine festen Abteilungen mehr haben, sondern ausschließlich in Projekten arbeiten, wer weiß? Es ist definitiv nicht einfach, große Freiheit ins Arbeitsleben zu bringen, aber wir sind dran. Ich halte das für eine gute Entwicklung und freue mich darauf!